Administratie

Uit Da Vinci Wiki

Ga naar: navigatie, zoeken

Terug naar Mijn Kantoor


Inhoud


Hoe lang moet ik mijn administratie officieel bewaren?

Als administratieplichtig ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratiebescheiden 7 jaar te bewaren.


Let wel: deze periode van zeven jaar begint pas te lopen op het moment dat het betreffende stuk geen actuele waarde meer heeft in jouw bedrijf. De ordner met giroafschriften en facturen heb je gedurende het jaar bij de hand. Dan gaat hij naar je accountant of administrateur voor de jaarrekening en aangifte. Pas daarna heb je deze ordner niet meer nodig en moet je hem nog 7 jaar bewaren in het archief.


Een langlopend contract, zoals een verzekering, archiveer je pas nadat het is beëindigd. Daarna moet je het nog 7 jaar bewaren. De bewaarplicht loopt gewoon door na beëindiging van je bedrijf. Als je stopt met freelancen, mag je dus niet al je spullen in de vuilnisbak gooien!

Nog vragen/problemen? Mail


Wat moet ik voor de Belastingdienst bewaren?

We kunnen je hieronder wat algemene informatie geven en willen nadrukkelijk vermelden dat Da Vinci nooit aansprakelijk kan worden gesteld voor onjuist advies of onjuiste informatie. Om hier zekerheid over te krijgen stellen we je voor om contact op te nemen met je adviseur of boekhouder.

Je moet alles wat tot de administratie van jouw bedrijf behoort in de originele vorm archiveren. Daaronder valt:

  • Geldadministratie: kas-, bank- en giroboeken.
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie (inclusief adressen en relatiegegevens), inkoopfacturen en verkoopfacturen, voorraad-, inkoop- en verkoopadministratie (artikelgegevens, omschrijvingen, prijzen).
  • Kasbewijzen en dagafschriften van bank en giro.
  • Memoriaal, journaal, grootboeken. Dit zijn onderdelen van je financiële administratie, in jouw eigen boekhoudpakket of bij de administrateur.
  • De fiscaal en juridisch relevante correspondentie (inkomende en uitgaande brieven).
  • Overige basisgegevens, zoals opdrachten, bestellingen, kasrollen, planning, gegevens over gebruikte materialen, gewerkte uren en uitvoering van werkzaamheden. Wat precies 'basisgegevens' zijn, verschilt per branche. Vraag het zonodig na bij je adviseur of boekhouder, of bij de Belastingdienst. Maar meestal kun je het met wat gezond verstand wel bedenken.
  • De jaarrekening met de balans en de winst- en verliesrekening.
  • Je agenda (bijvoorbeeld ter onderbouwing van een rittenadministratie die je bijhoudt om de bijtelling wegens privégebruik van een auto van de zaak te verantwoorden, of ter onderbouwing van het aantal gewerkte uren of gedeclareerde zakendiners).
  • Zakelijke gegevens op computers, inclusief zakcomputers (PDA's), zoals e-mails en je elektronische agenda.


De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden, ongeacht de drager (harde schijf, diskette, cd, dvd enz.). Je dient ervoor te zorgen dat de gegevens leesbaar en toegankelijk zijn. Printjes bewaren is hiervoor niet altijd genoeg. De Belastingdienst zegt hierover: "Alleen als je administratie van geringe omvang is zodat een controle van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden gedaan, mag je jouw gegevensbestanden verwijderen." Bij veel freelancers zal de administratie vermoedelijk 'van geringe omvang' zijn, maar het kan geen kwaad naast de gegevens van je boekhouding ook de cd-rom met boekhoudsoftware te bewaren.


Meer info:
De jaarrekening dien je (ook) op papier te bewaren!


Als je een deel van je administratie laat verzorgen door een administratiekantoor, dan vallen jouw gegevens en bestanden bij dat kantoor ook onder jouw fiscale bewaarplicht. Het is daarom verstandig om jaarlijks een kopie van die administratie op te vragen en zelf te bewaren. Bespreek met je administrateur in welke vorm deze kopie kan worden geleverd, want je bent er tegenover de Belastingdienst verantwoordelijk voor dat de administratie bij een belastingcontrole vlot kan worden geraadpleegd.


Je bent strikt genomen niet verplicht privébescheiden te bewaren. Dat wil zeggen: als je privé en zaak netjes gescheiden houdt. Wanneer je zakelijke ontvangsten of betalingen via je privérekening laat lopen, moet je de afschriften daarvan wel bewaren. Maar ook bij een strikte scheiding tussen zaak en privé is het verstandig privébescheiden vijf jaar te bewaren (en eventueel langer na verleend uitstel voor de aangifte), zodat je bij een belastingcontrole de juistheid van de aangifte inkomstenbelasting kunt staven.


Nog vragen/problemen? Mail



Naar boven

Wat heeft de boekhouder nodig aan gegevens?

  • Omzet per periode
  • Btw-overzicht
  • Overzicht om kasboek in te vullen
  • Kasoverzicht per periode
  • Overzicht kasuitgaven/aanvullingen


Om de administratieve overzichten te bekijken in Da Vinci kantoor neem je de volgende stappen:

Ga in Da Vinci Kantoor naar Hoofdmenu Pijlrechts.png Management Pijlrechts.png Overzichten Pijlrechts.png Rapporten Pijlrechts.png Administratie.


Om de administratieve overzichten te bekijken in Da Vinci salon doe je het volgende:

Ga in Da Vinci Salon naar Hoofdmenu Pijlrechts.png Management Pijlrechts.png Overzichten Pijlrechts.png Rapporten Pijlrechts.png Administratie.
Naar boven



Hoe exporteer ik een overzicht naar Excel?

Alle overzichten in het systeem kun je opslaan en exporteren als een excelbestand of als een pdf-bestand.

Hoe dit te doen?

Ga naar het desbetreffende overzicht en kies voor inzien.

  1. Kies Enter
  2. Kies Overzicht opslaan
  3. Kies bovenin bij opslaan in: de locatie waar je het bestand wilt opslaan
  4. Kies onderin bij bestandsnaam een naam
  5. Kies onderin bij "Opslaan als" hoe je het bestand op wilt slaan

Bijvoorbeeld XLS = Excel Spreadsheet of Portabel Document Format = PDF of

Nog vragen/problemen? Mail



Terug naar Mijn Kantoor

Persoonlijke instellingen